하루 한 권_화이트 스페이스[줄리엣 펀트]

직장인 중에 업무 과부하에 시달리지 않는 사람이 있을까. 업무툴에선 쉴 새 없이 업데이트 알림이 뜨고 매일 매일 새로운 일이 끼 어든다. 상사는 보고서를 닦달하고, 협력 부서에선 회의를 요청하고, 거래처에선 계속 전화가 온다. 하루 종일 바쁘게 일했지만 정작 ‘진짜 일’은 퇴근 시간이 지나서부터 시작한다. 이 상황을 타개할 방법을 고민해보지만 마땅히 답이 없다. ‘굳이 이걸 해야 돼’ 싶은데 안 할 수는 없고 업무 과다에 시달리지만 그래도 성과는 달성하고 싶다….

 

이런 당신에게 필요한 것이 바로 ‘화이트 스페이스’이다. 화이트 스페이스란 아무것도 적혀 있지 않은 달력의 빈 공간처럼 일정이 정해지지 않은 시간을 뜻한다. 혁신과 창의력은 자유롭게 사고할 수 있는 ‘여백’에서 탄생한다. 업무와 업무, 일정과 일정 사이에 화이트 스페이스를 끼워 넣으면 과부하에서 벗어날 수 있을뿐더러 쉴 틈 없이 일하는 경우보다 더 좋은 성과를 달성할 수 있다. 어떻게 이런 놀라운 일이 가능한 걸까? 또 이 시간을 어떻게 확보할 수 있을까? 엄청난 업무량으로 유명한 세계적 기업의 직원들이 인정한 최고의 업무 가이드를 지금 공개한다.

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작가소개 줄리엣 펀트

세계적인 기업 어드바이저이자 연설가이다. 구글, 나이키, 펩시, 스포티파이, 내셔널지오그래픽, ESPN, 세포라, 반스, 코스트코 등 내 로라하는 기업들을 대상으로 교육을 진행하였다. 그녀의 첫 책 《화이트 스페이스(원제: A Minute To Think)》는 우리의 시간을 잡아 먹는 저가치 업무에서 벗어나 생각할 시간을 되찾고, 창의력과 혁신을 달성하는 법에 대해 다루며 많은 주목을 받았다. 《화이트 스 페이스》는 와튼스쿨 교수인 애덤 그랜트, 21세기 최고의 저널리스트 말콤 글래드웰, 미래학자 다니엘 핑크 등이 큐레이팅하여 서비스하는 북클럽 넥스트빅아이디어클럽(Next Big Idea Club)에 노미네이트되었으며 세계 최대 규모 전자 도서관 갯앱스트랙트 (getAbstract)가 주최하는 2022국제도서상(2022 getAbstract International Book Award)에서 ‘특별언급상(Special Mention)’을 수 상했다. 또한 <하버드비즈니스리뷰>, 〈포브스〉, CNBC 등 다양한 매체에 소개된 바 있다.

우리는 바쁘게 만드는 요인이 세 가지 존재한다. 첫 번째가 탐욕이다. 즉 일에 대한 탐욕이다. 우리는 성공하기 위해서 “나는 충분히 많이 일했을까”라는 질문을 하게 된다. 성장과 경쟁 우위에서 이겨내려면 ‘더 많이’를 외칠 수밖에 없는 것은 우리가 잘 알고 있는 문화이다.

 

하지만 문제는 더 많이를 추구하는 과정은 절대로 지속 가능하지 않다는 것이다. 갤럽이 조사한 바에 따르면 노동자 44%는 극도의 피로를 느끼고, 23%는 자주 피로를 느낀다고 한다. 딜로이트가 조사한 바에 따르면 노동자 3분의 2는 일이 버겁다고 느꼈고, 남성 노동자의 80%는 노동시간을 줄이고 싶어한다고 답했다.

 

두 번째 순응의 문화가 있다. 사회적 순응은 무의식적인 모방의 형태를 띄게 된다. 우리는 원하는지 원하지 않는지를 구별하지 못하고 남을 따르게 된다는 것이다. 그리고 사회적 순응의 효과는 일종의 세뇌 작용을 거치며 증폭된다.

 

즉 과도한 업무, 신속하게 답변 해야 하는 이메일, 그리고 더 많은 자료를 확보하고 제시해야 한다는 중압감 등이 모두 순응의 문화로 더 강화된다고 할 수 있다. 결과적으로 탐욕은 ‘더 많이 일해야 한다’고 강조하고 순응은 다들 그렇게 하니까 당신도 그렇게 해야 한다고 말하고 있다.

 

세 번째 낭비가 있다. 하버드비즈니스리뷰가 관료주의 비만지수라는 것을 만들었다. 이른바 BMI(Bureaucracy Mass Index) 지수다. 결과를 보면 사람들은 지루한 회의에 참석하거나, 사내 업무를 처리하거나, 결재를 하거나, 불필요한 보고서를 준비하는 데 노동시간의 28%를 투자하고 있다는 것이다.

 

이것은 일주일로 본다면 하루 이상의 시간을 낭비하고 있다는 계산이 된다. 물론 이것은 일반적인 현상이지만 소비적인 업무가 반드시 필요하다고 볼 수는 없다는 것이다. 우리는 하루 일과가 지나고 나서도 무슨 일을 했는지 기억하지 못할 때가 많다. “내가 오늘 무슨 일을 했지?”라고 생각한 적이 있을 것이다.

 

10시간 혹은 12시간 동안 이메일, 회의, 메시지, 보고서에 매달리다보면 불확실성, 자의식, 그리고 불안이 밀려오게 된다. 무엇을 했는지 기억하지 못하는 것이다. 왜냐하면 무언가를 마치면 바로 다음 일을 해야 하고, 이동할 때도 스마트폰을 보고 혹시 짬이 나게 되면 스마트폰으로 소셜미디어를 하기 때문에 우리 뇌 입장에서 본다면 전혀 여유가 없는 상태가 되는 셈이다.

 

그렇다면 이렇게 공간 또는 여유가 없으면 어떤 일이 벌어질까. 명백하게 업무에 타격을 입게 되고, 이는 다시 고객을 대면하는 상황 그리고 구성원들을 대하는 상황까지 영향을 받게 된다. 즉 폭발하고 만다. 하지만 문제는 대부분의 사람들 이 자신에게 문제가 발생했다는 사실조차 인식하지 못한다는 점이다.

‘일이란 게 다 그렇지 뭐’라고 생각하고 문제의 근원을 자신에게 돌리는 것이다. 결국 현대인은 자신 스스로 ‘수행적인 바쁨(Performative busyness)’을 선택하게 되는 것이다. 이 책은 이것이 가장 큰 문제라고 지적하고 있다. 결론은 화이트 스페이스가 필요하다고 주장한다. 이것은 생각할 시간이라는 뜻이다.

 

즉 달력에 아무 일정도 없는 빈 공간을 뜻한다. 우리에게 필요한 시간은 단 1분이면 된다. 이렇게 해야만 생산성이 더 올라간다는 것이다. 요즘처럼 생각할 시간이 없는 경우라면 더더욱 필요한 것이 바로 생각할 시간이 필요하다. 하지만 우리는 그 시간을 온통 다른 것으로 메워버리고, 잠깐이라도 할 일을 찾아내고 쓸모 없는 일들로 가득 채워버린다.

 

화이트 스페이스가 필요한 이유

 

전략적으로 멈춤을 실행하면 업무 수행 능력이 높아진다는 것은 이미 과학적으로 입증된 사실이라고 한다. 신경과학자 애덤 개절리는 주기적으로 업무를 중단하는 것이 매우 필요하고 효과적이라고 주장한다. 만약 뇌가 회복할 시간을 주지 않고 복잡하고 집중적인 업무를 계속하게 되면 인지적 피로를 겪는디는 것이다.

 

그렇게 되면 뇌의 한정된 자원이 갈갈되고 수행 능력에도 부정적 영향을 미친다. 그리고 통찰력을 발휘해 문제를 해결하고 싶다면 현재의 생각과 과거의 경험을 연결해야 하는데, 열린 시간과 생각할 수 있는 시간이 없으면 이 프로세스를 진행할 수 없다는 것이다.

 

즉 핵심과제에서 한발짝만 물러서도 일을 훨씬 생산적으로 할 수 있다. 코넬대학교에서 월스트리트에 있는 사무직 직원들을 조사했다. 잠시 일을 멈추고 쉬라는 말을 들은 이후 업무 정확도가 13% 높아 졌다고 한다. 카네기멜런대학교에서는 불과 3초에서 30초 정도만 휴식하더라도 집중력이 필요한 업무를 더 오래 수행할 수 있었다는 연구 결과를 내놓은 적도 있다.

 

그렇다면 잠깐 쉬는 시간에는 어떤 활동을 해야 할까. 휴식 활동은 크게 네 가지로 구분할 수 있다. 긴장 해소, 영양 보충, 사교 활동, 그리고 인지활동이다. 유익한 활동은 공상이나 스트레칭을 하는 긴장 해소와 동료와 잡담을 나누는 사교 활동 뿐이었다. 영양섭취나 책 읽기, 이메일과 소셜 미디어를 확인하는 인지활동은 오히려 피로를 가중시키는 것을 드러났다.

 

따라서 중간에 잠깐 짬을 낸다고 하더라도 이런 활동은 크게 도움이 되는 것은 아니라고 한다. 문제는 대부분의 사람들이 이렇게 생각할 여유를 갖는다는 게 익숙한 것은 아니다. 왜냐하면 너무 바쁘게 살았기 때문이다. 그래서 그 개념이 정확하지 않을 수 있다. 구분해야 할 개념이 바로 명상이다.

 

명상은 마음을 단련하는 활동이다. 하지만 화이트 스페이스는 그냥 생각하는 것이다. 생각을 좇아가기도 하고 아이디어를 만들 수 있다. 즉 생각에 가해지는 제약을 온전히 제거하고 생각에 빠져 드는 것이다. 화이트 스페이스를 방해하는 시간 도둑이 있다. 여기에는 네 가지가 있다.

 

첫 번째는 추진력이다. 세상에 창조된 모든 행동을 이면에 서 조종해왔던 동인이다. 추진력이 없다면 그 무엇도 달성할 수 없다고 봐야한다. 하지만 탐욕스러운 추진력은 그 어떤 일도 모조리 다해야 한다고 말하는 것과 같다. 이렇게 하게 되면 우리는 탈진하게 되고 스트레스에서 자유롭지 못한 상태가 된다는 것이다.

 

두 번째는 탁월함이라는 것이다. 탁월함을 이룬다는 것은 매우 중요한 일이다. 하지만 탁월함은 지나치다 싶을 정도로 시간을 도둑 질한다. 물론 완벽함을 만들어내면 짜릿함이 있겠다. 하지만 모든 일을 탁월하게 해내는 것은 맞지 않다는 것이다.

 

세 번째 정보라는 도둑이 있다. 이제 우리는 정보라는 홍수에 살고 있다. 그럼에도 불구하고 우리는 수많은 정보를 받기 위해 알람 을 이용하고 수많은 시간을 투자하고 있다. 너무 많은 정보는 오히려 독이 될 수도 있다는 것을 알아야 한다.

 

네 번째는 부지런함이라는 도둑이 있다. 활동광을 말한다. 활동광은 할 일 목록을 만들고 할 일을 마친 후에는 하나씩 지워나가는 것을 좋아한다. 그리고 다시 할 일 목록을 만들고 다시 지우기를 시작한다. 그러나 솔직해질 필요가 있다. 일을 서두른다고 느끼거나, 멀태태스킹을 하고 있거나, 아니면 자신이 바쁘다고 느끼거나 아니면 일이 끝났을 때 자주 지친다면 여러분의 부지런함은 다시 생각해볼 필요가 있다는 것이다.

 

화이트 스페이스를 실천하는 방법을 살펴보자. 짧지만 강력한 화이트 스페이스를 만드는 방법이 있다. 바로 시간의 쐐기를 만드는 것이다. 원서에서는 이것을 wedge라고 표현하고 있다. 이 쐐기는 두 활동 사이에 끼워넣는 것을 말한다.

즉 행동이나 사건을 분리 하는 것이다. 쐐기는 생각하거나 계획을 세우거나 마음을 가라앉힐 수 있는 짬을 제공한다. 쉽기 때문에 누구나 사용할 수 있고, 개인이 아닌 팀도 사용할 수 있다. 쐐기는 몇 가지 장점이 있다. 하나의 일을 마치고 다음 일로 넘어갈 때 뇌를 리셋할 수 있고, 실수를 방지하기도 한다. 그리고 일에 더 집중할 수 있게 해주고, 창의성을 높여준다는 측면도 있다.

 

그리고 쐐기를 사용할수록 일과 삶의 균형을 잘 유지할 수 있다. 쐐기는 단 1분이면 된다. 1분은 최소의 시간이기도 하다. 하지만 다른 시간을 이용하는 것도 가능하다. 예컨대, 출퇴근 시간을 이용하 거나 특정한 신호를 받을 때 화이트 스페이스를 실천할 수도 있다.

 

그리고 하루를 시작할 때도 1~2분 정도 화이트 스페이스를 실천 할 수도 있다. 또 몸을 써서 일하는 게 있다면 그럴 때 잠시 생각을 해도 된다. 하지만 혼자 있을 때 텔레비전이나 팟캐스트를 보는 것 그리고 소셜 미디어를 하는 것은 전혀 도움이 안된다고 한다. 그리고 어떤 일을 만나게 되더라도 다음과 같은 4가지 질문을 떠올릴 필요가 있다.

 

요컨대, 내가 주의를 기울여서 반드시 해야 하는 일인지를 따져보고 그 일을 해야 한다는 것이다.

첫 번째, 내가 손을 뗄 수 있는 일이 있는가?

두 번째, 이 정도면 괜찮다고 생각할 충분한 것은 무엇인가?

세 번째, 내가 정말 알아야 하는 것은 무엇인가?

네 번째, 내가 주의를 기울일 만한 가치가 있는 것은 무엇인가?

한줄평

"빡빡한 일정 속 중간에 틈새를 찾자"